Enterprise Resource Planning (ERP)

Kurzer Überblick

Beim Einsatz der Informatik im Personalwesen ist es entscheidend, Kunden und Kandidatenkontakte richtig abzubilden. Dies betrifft sowohl die Personalrekrutierung mit ihren komplexen Kontaktmustern wie auch die Personaladministration. sqlFinance ist in diesem Umfeld entstanden und in verschiedenen Schritten von einer UNIX-basierten Datenbank zu einerprozessorientierten Client-Server-Anwendung weiterentwickelt worden.

Von Kernfunktionen wie “Customer Relationship Management” (CRM) und Belegverarbeitung ausgehend wurde sqlFinance schrittweise ausgebaut zu einer umfassenden Informatik-Anwendung, die allgemein für die Abbildung und Steuerung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden kann. Die objektorientierte Oberfläche erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf lokale und Server Datenbanken. Mehrere Mandate pro Datenbank können eröffnet werden mit verschiedenen Kontenplänen, aber doch gemeinsamen Kundendaten. Auf verschiedenen Servern dezentral erfasste Daten können zudem für Abschlussberichte über Replikationsinstrumente jederzeit zusammengeführt oder ausgetauscht werden.

Als einzigartige Innovation bietet sqlFinance den Aufbau der Finanzbuchhaltung nach Prozessen. Gleichartige, in Belegen gruppierte Buchungen, werden Prozessen zugeordnet. Dies führt zu bedeutenden Rationalisierungseffekten, nicht nur bei der Datenerfassung, sondern auch bei der Auswertung und insbesondere bei der Revision.

In der Datenerfassung lassen sich die gleichartigen Buchungsmuster leicht kopieren und wiederholt verwenden. Mittels Drag-and-Drop können aus alten Vorlagen neue erstellt und anschliessend angepasst werden. Nach diesen Prozessen erstellte Berichte zeigen zusammenfassend die Buchungsmuster und können leicht auf Konsistenz und Fehler überprüft werden.

Die Revision der Buchungen kann prozessweise erfolgen. Dies macht nicht nur die Fehler leichter ersichtlich. Es ist auch möglich, in der Prozessdokumentation direkt Informationen über die Verbuchungsrichtlinien abzulegen und diese dann mit der Buchungspraxis zu vergleichen (zum Beispiel bei Bewertungs- und Abschreibungsfragen).

sqlFinance strukturiert ergänzend Buchungsdaten nach Vertragspartnern, sowie Geschäftsfeldern und Organisationseinheiten. Als Vertragspartner können sämtliche vertraglichen Beziehungen erfasst werden, wie zum Beispiel zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, aber auch Bankkonten, Mietverträge, Versicherungspolicen et cetera. Das Geschäftsfeld dient der Gliederung nach Geschäftstätigkeit, also zum Beispiel Grossprojekte oder Marktsegmente). Die Organisationseinheit dient demgegenüber zur Darstellung interner Strukturen wie Profit-Center oder Kostenstellen.

Von der Finanzbuchhaltung ausgehend kann so ein wirkungsvolles Controlling aufgebaut werden. Je nach Bedarf können Sie die Auswertung mehr auf die Überwachung der vertraglichen Beziehungen, den Erfolg der Geschäftstätigkeit oder die Leistungsfähigkeit einzelner Organisationseinheiten ausrichten.

sqlFinance unterstützt Berichte für noch offene oder bereits abgeschlossene Perioden, je nach Wunsch des Anwenders. Auf der Buchungszeile können Fremdwährungen, Rundungen, Abrechnungsspesen sowie Mehrwertsteuern und andere Abgaben abgerechnet werden. Ein Modul für die Gehaltsabrechnung unterstützt wiederkehrende Zahlungen an die Mitarbeiter sowie die automatische Erzeugung von Buchungen für die Abrechung der Soziallasten. Die Stundenabrechnung ermöglicht ergänzend die Verwaltung des Arbeitsaufwands pro Geschäft und Organisationseinheit.

In den Verkaufs- und Einkaufsmodulen können Produkte mit Mengenangaben verwaltet und zu Stücklisten zusammengefasst werden. Die Fakturierung im Verkaufsmodul ermöglicht die Berechnung verschiedener Steuersätze in derselben Rechnung. Verschiedene Adressen sind für die Rechnungsstellung und Lieferung können verwendet werden. In der Server-Version wird auch die Führung von Lagerbeständen und die Abwicklung von Lieferungen unterstützt.

Der Übersetzung in verschiedene Sprachen wurde von Anfang an besondere Beachtung geschenkt. Sämtliche Sprachanzeigen werden aus einer Datenbank generiert, und eine Software für die Sprachverwaltung (Language Manager) vereinfacht die Portierung in eine weitere Sprache.

Eine Gratisversion kann auf unserer Homepage (www.sqlfinance.com) herunterladen werden. Diese bietet Ihnen einen einfachen Einstieg in die Software. Ein IFRS Kontenplan ist bereits enthalten. Auf der Buchungszeile ist die Erfassung von Fremdwährungen, Organisationseinheiten (Kostenstellen), Geschäftsfeldern und Vertragspartnern möglich. Die Gratisversion erlaubt eine unbeschränkte Anzahl Buchungen, ist aber auf den Einzelplatz beschränkt.

sqlFinance wurde bereits erfolgreich eingesetzt für die Buchführung von Schweizer Unternehmen mit

als Revisionsstelle. Revisionen sind ebenso von der staatlichen Schweizer Altersvorsorge (AHV) durchgeführt worden. Bilanz und Erfolgsrechnungen wurden von den kantonalen Steuerbehörden akzeptiert.

In einer fachtechnischen Beurteilung durch die Hochschule für Betriebswirtschaft in Winterthur, erhielt sqlFinance uneingeschränkte Anerkennung, sowohl für den innovativen Ansatz der Buchführung wie auch für die objektorientierte Gestaltung der Software.

Die Datenmodellierung mit Beleg und Buchungen sowie die Handhabung einseitiger und zweiseitiger Buchungen wurde auch mit Prof. Dr. Paul Weilenmann, emeritierter Dozent für Betriebswirtschaft an der Universität Zürich, überprüft und von ihm als fachlich absolut korrekt beurteilt.

sqlFinance hat bisher ausnahmslos alle Anforderungen und Prüfungen von Fachexperten, Behörden und Revisoren erfüllt.

Wir möchten Herrn Prof. Weilenmann an dieser Stelle unseren besonderen Dank aussprechen. Sein Beitrag im theoretischen Bereich brachte Klarheit in vielen Schlüsselfragen und bestärkte uns, den eingeschlagenen Weg weiter zu beschreiten und das Produkt zur vollen Marktreife zu bringen.

Besonders danken möchte ich aber auch meiner Frau Silvie Halbherr-Zehnder, die mich über die lange Zeit immer wieder motiviert hatte, an der Innovation festzuhalten und die Arbeit bis zum Abschluss weiterzuführen.

Für die Unterstützung in fachtechnischen Fragen danke ich meinem Informatik-Partner Urs Bretscher sowie Dario Scheuber, der als Finanzchef wertvolle Erfahrung aus der "Linie" einbrachte.

Danken möchte ich auch den Kunden und Mitarbeitern von IPAG Inter Personal AG, in deren Umfeld diese "Diversifikation" entstehen konnte. Unterstützt haben mich Saskia Wolf bei der Redaktion der Manuale und den abschliessenden Einsatztests sowie Thomas Ruckstuhl bei der Lösung vieler systemtechnischer Probleme im Umfeld von Microsoft SQL Server und ODBC.

Nicht unerwähnt bleiben sollten an dieser Stelle ferner auch die zahlreichen Interview-Partner aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Informatik, die in vielen Fällen bereit waren zu einem spannenden fachtechnischen Austausch und mir wertvolle Informationen aus der Praxis gaben.

sqlFinance verfolgt ein innovatives Konzept der Buchführung. Mein Ziel war aber immer, nicht nur die Theorie zu liefern, sondern auch den praktischen Nutzen mit einem einsatzbereiten Software-Produkt zu belegen. So kann sich der Anwender anhand konkreter Beispiele zuerst mit der besonderen Funktionalität und den vielen Auswertungsmöglichkeiten vertraut machen. Dann ist die Türe offen für den produktiven Einsatz und eine neu zu entdeckenden Freude an der Effizienz und Aussagekraft der Buchführung.

  Dr. Peter Halbherr, Bern, Mai 2009